PENGETAHUAN MESIN KANTOR
A. Kantor dan Pekerjaan Kantor
Untuk
memudahkan kita dalam memahami dan mempelajari mesin-mesin kantor,
terlebih dahulu kita harus mengetahui istilah kantor dan pekerjaan
kantor. Istilah kantor yang biasa dipakai dan dikenal dalam masyarakat
Indonesia, berasal dari bahasa Belanda kantoor, sedangkan dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah office.
Kantoor mempunyai empat pengertian yaitu:
- Ruang, kamar kerja, atau ruang tulis;
- Markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya;
- Biro atau tempat kedudukan seorang pimpinan;
- Instansi, badan jawatan, atau perusahaan.
Office mempunyai enam pengertian, yaitu:
- Kewajiban, tugas, atau fungsi
- Jabatan
- Markas atau ruang seorang pimpinan beserta stafnya menjalankan aktifitas usaha pokoknya
- Jasa pelayanan
- Tugas, pekerjaan, atau komposisi unsure-unsur tertentu
- tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.
Dari pengertian di atas istilah yang paling dekat dengan maksud orang Indonesia bila mengatakan kantor adalah:
- Tempat, pusat, atau markas pimpinan
- Gedung, ruangan, kompleks, atau tempat pekerjaan tata usaha
- Ruang kerja atau ruang tulis seseorang
- Jabatan, dinas
- pusat atau tempat usaha.
Apabila dirangkum lagi, maka terdapat tiga pengertian utama dalam istilah kantor yaitu:
- Tempat kedudukan dan kerja seseoran
- Jabatan seseorang dalam pekerjaan
- Tugas seseorang dalam pekerjaan.
Dari
beberapa pengertian di atas, baik bahasa Belanda maupun Ingris, dapat
disimpulkan bahwa kantor merupakan suatu unit orbanisasi yang terdiri
dari tempat, personel. Dan operasi atau aktivitas ketatausahaan untuk
membantu pimpinan organisasi.
Sementara itu, pekerjaan kantor yang dalam bahasa Inggris disebut Office Work merupakan pekerjaan pelayanan (service unit) atau pekerjaan-pekerjaan yang membantu pekerjaan pokok (operatif)
untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut George Terry, pekerjaan
kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan serta pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk meringkas banyak hal
dengan cepat guna menyediakan suatu lancasan fakta bai tindakan control
pinpinan.
Selain Office Work, dalam bahasa Inggris pekerjaan disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis (Clerical Work) dan pekerjaan kertas (Paper Work).Disebut
pekerjaan tulis karena dalam setiap bekerja, seseorang pada umumnya
menulis, disebut pekerjaan kertas karena dalam setiap pekerjaan selalu
membutuhkan kertas. Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan
surat-menyurat yang terdiri dari:
- Penerimaan
- Pencatatan, meliputi registrasi, agenderen, penomoran, dan sebagainya
- Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyediaan, interpretasi, transformasi menjadi diagram, grafik, statistik, table, ikhtisar vademekum, buku pintar dan sebagainya
- penyimpanan meliputi filing,microfilming, konservasi, dokumentasi dan sebagainya
- Pengiriman, meliputi pengiriman melalui pos biasa, segera, kilat tercatat, telegrafi, radiografi, telexing, dinas, kurir, dan sebagainya.
Istilah office work, clerical work maupun paper work dapat
dirumuskan ke dalam bahasa Indinesia denga satu istilah, yaitu tata
usaha. Tata usaha dapat diartikan sebagai suatu rangkaian aktifitas
untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Pekerjaan kantor yang merupakan kegiatan tata usaha adalah tugas
pelayanan di bidang informasi dan komunikasi yang terwujud dalam enam
pola kelompok kegiatan sebagai berikut:
- Menghimpun
- Mencatat
- Mengolah
- Menggandakan
- Mengirim
- Menyimpan
Menghimpun
adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang
dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila
sewaktu-waktu diperlukan.
Mencatat
adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke
dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman
gambar (foto dan video), maupun dalam bentuk kode atau simbul lainnya
sehingga dapat dibaca, dilihat, dan dikirim kepada pihak yang
membutuhkan untuk dipakai atau disimpan.
Mengolah
adalah kegiatan untuk mengubah informasi atau data ke dalam bentuk yang
mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan
bagi kepentingan lembaga.
Menggandakan
adalah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah
berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang
dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotokopi, stensil, sheet, atau
dengan cara-cara perbanyakan yang lain.
Mengirim
adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke
baerbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon,
telex, fax, radio, maupun dengan alat-alat komunikasi lainnya.
Menyimpan
adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan
berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman
sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, informasi tersebut mudah
ditemukan.
B. Mesin-mesin Kantor
Mensin
kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris,
elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh
suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang
termasuk mesin kantor diantaranya adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.
C. Klasifikasi Mesin-mesin Kantor
Mesin-mesin
yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang
beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja
komponen mesin dan fungsi mesin, mesin kantor
1. Tenaga penggerak
Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:
a. Mesin manual, adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.
b. Mesin Listrik
Mesin listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.
2. Cara kerja komponen mesin
Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:
a. Mesin
mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau
bekerja hanya pada eaktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan
secara manual, tapi ada juga yangdigerakkan dengan tenaga listrik.
b. Mesin
elektronik, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat
elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat
digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.
3. Fungsi
Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi delapan yaitu:
a. Mesin penghimpun data atau informasi
· Mesin penjilid (binding machine)
· Stapler (hecht machine)
b. Mesin pemisah
· Mesin pembuka surat (letter opener)
· Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)
· Mesin pelubang kertas (punch card machine)
· Mesin penghancur dokumen (shredder)
· Asahan pensil (pencil sharpener)
c. Mesin pencatat data atau informasi
· Mesin dikte (dictating machine)
· Mesin tik (typewriter)
· Mesin penomor (numbering machine)
· Mesin pencetak perangko (franking machine)
· Stampel (time dan date stamps)
· Pencatat uang kas (cash register)
· microfilm
d. Mesin pengolah data
· Mesin jumlah (adding machine)
· Mesin hitung (calculating machine)
· Komputer
e. Mesin pengganda
· Mesinstensil (stencil duplicator)
· Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)
· Mesin fotokopi
· Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)
· Mesin offset
f. Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)
· Telepon
· Telex
· Faksimile
· Modem
· Intercom
· Radio paging
· Teleprinter
· Telefoto
· Telecopier
· Handy talky (HT)
g. Mesin mengaman dan penyaman
· Pengaman data (data safes)
· Kipas angin (fan)
· Air conditioner (AC)
· Tirai udara (air curtain)
h. Mesin pengontrol
· Mesin presensi
· Close circuit television (CCTV)
Page Information
Title: Mesin - Mesin Kantor
URL: http://ekhi00.blogspot.com/2013/01/mesin-mesin-kantor.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar